Księgowość fundacji obejmuje ewidencję wszystkich operacji finansowych, rozliczanie podatków oraz przypisywanie przychodów i kosztów do odpowiednich obszarów działalności. Większość fundacji prowadzi księgi rachunkowe, natomiast część mniejszych organizacji może korzystać z uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, jeżeli spełnia ustawowe warunki. Szczególnego uporządkowania wymagają dotacje, darowizny oraz wydatki związane z działalnością statutową. Sprawdź, jak zorganizować rachunkowość fundacji i na jakie obowiązki trzeba zwrócić uwagę.

Jaką księgowość musi prowadzić fundacja?

Fundacja co do zasady podlega przepisom ustawy o rachunkowości i prowadzi księgi rachunkowe, chyba że spełnia warunki uprawniające do wyboru uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPiK). Sam brak działalności gospodarczej nie oznacza więc automatycznie braku obowiązków księgowych. Fundacja jest osobą prawną, a jej rachunkowość powinna odzwierciedlać wszystkie zdarzenia mające wpływ na sytuację finansową organizacji. Zakres ewidencji zależy między innymi od źródeł finansowania i rodzaju prowadzonej działalności. Inaczej wygląda księgowanie fundacji utrzymującej się głównie z darowizn, a inaczej organizacji realizującej kilka projektów dotacyjnych i prowadzącej działalność odpłatną. Przy pełnych księgach konieczne jest też przyjęcie zasad rachunkowości oraz planu kont dopasowanego do specyfiki organizacji. Podstawowe obszary prowadzenia księgowości fundacji obejmują:

• przychody – ewidencja powinna umożliwiać rozróżnienie źródeł finansowania, np. darowizn, dotacji albo wpływów z działalności odpłatnej;

• koszty – wydatki trzeba ujmować zgodnie z ich charakterem oraz przypisywać do właściwych rodzajów prowadzonej działalności;

• rozrachunki – księgi obejmują należności i zobowiązania fundacji wynikające m.in. z faktur, umów oraz rozliczeń z pracownikami;

• środki trwałe – składniki majątku spełniające odpowiednie kryteria wymagają ujęcia w ewidencji i rozliczania zgodnie z przyjętymi zasadami;

• rozliczenia podatkowe – fundacja może mieć obowiązki związane z CIT, VAT oraz podatkiem dochodowym pobieranym jako płatnik;

• fundusze i wynik finansowy – księgi muszą prawidłowo odzwierciedlać majątek organizacji i rezultat jej działalności.

Dobrze zaprojektowany plan kont ułatwia późniejsze sporządzanie sprawozdania finansowego oraz rozliczanie konkretnych projektów. W FKK Consulting w ramach usług księgowych prowadzimy księgi rachunkowe, przygotowujemy politykę rachunkowości oraz plan kont, ewidencjonujemy środki trwałe i sporządzamy sprawozdania finansowe.

Jak księgować darowizny, dotacje i wydatki statutowe fundacji?

Darowizny i dotacje powinny być ujmowane w księgach w sposób umożliwiający ustalenie źródła środków oraz ich wykorzystania. Przy finansowaniu celowym ewidencja musi dodatkowo umożliwiać sprawdzenie, czy wydatki zostały poniesione zgodnie z przeznaczeniem środków. Szczególne znaczenie ma więc nie tylko zaksięgowanie wpływu na rachunek bankowy, ale również właściwe przyporządkowanie późniejszych kosztów. Przy projektach finansowanych z dotacji przydatne jest wyodrębnienie kont analitycznych, czyli szczegółowych kont służących do identyfikowania operacji związanych z konkretnym przedsięwzięciem.

Darowizna nie powinna być traktowana w ewidencji tak samo jak każda inna wpłata tylko dlatego, że pieniądze trafiają na ten sam rachunek bankowy. Dokumentacja powinna umożliwiać ustalenie charakteru przychodu oraz ewentualnego celu wskazanego przez darczyńcę. Podobnej kontroli wymagają koszty działalności statutowej – szczególnie wtedy, gdy fundacja jednocześnie realizuje działalność nieodpłatną i odpłatną. Rozbudowana analityka księgowa ułatwia wtedy przypisanie wydatku do właściwego obszaru i późniejsze wykazanie danych w sprawozdawczości.

Czy fundacja może prowadzić uproszczoną księgowość?

Niektóre fundacje mogą zamiast ksiąg rachunkowych wybrać uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, ale możliwość ta jest uzależniona od spełnienia ustawowych kryteriów. Od 2026 roku limit przychodów stosowany przy UEPiK wynosi 1 000 000 zł. Uproszczenie dotyczy organizacji należących do ustawowo określonej grupy, a sam poziom przychodów nie jest jedynym warunkiem. Fundacja korzystająca z tej formy musi prowadzić ewidencję według zasad przewidzianych dla UEPiK, a nie według dowolnie stworzonego arkusza przychodów i wydatków. Od 1 stycznia 2026 roku obowiązuje również nowe rozporządzenie określające sposób prowadzenia tej ewidencji. Przed wyborem UEPiK trzeba więc zweryfikować między innymi:

• zakres działalności fundacji,

• prowadzenie działalności gospodarczej,

• posiadanie statusu OPP,

• strukturę osiąganych przychodów,

• wysokość przychodów z poprzedniego roku,

• termin i sposób dokonania wyboru.

UEPiK jest rozwiązaniem uproszczonym, ale nie oznacza braku obowiązków dokumentacyjnych ani podatkowych. Jeżeli fundacja rozwija się, rozpoczyna działalność gospodarczą albo przestaje spełniać warunki ustawowe, sposób prowadzenia ewidencji trzeba ponownie przeanalizować.

Księgowość fundacji prowadzącej działalność gospodarczą

Fundacja prowadząca działalność gospodarczą musi wyraźnie rozdzielić ją księgowo od działalności statutowej. W takim przypadku nie może korzystać z UEPiK i prowadzi księgi rachunkowe obejmujące wszystkie obszary działalności organizacji. Plan kont powinien umożliwiać rozpoznanie przychodów i kosztów związanych z działalnością statutową oraz gospodarczą, ponieważ ich charakter ma znaczenie m.in. dla rozliczeń podatkowych. Sam fakt przeznaczania dochodu z działalności gospodarczej na cele fundacji nie oznacza, że operacje związane z działalnością komercyjną mogą być ewidencjonowane łącznie bez odpowiedniej analityki. Nasze biuro księgowe w Białymstoku prowadzi pełne księgi rachunkowe i rozliczenia podatkowe, a zakres obsługi FKK Consulting obejmuje również przygotowanie sprawozdań finansowych oraz ewidencję środków trwałych. Przy organizacjach non-profit możemy dostosować układ ewidencji do charakteru działalności i źródeł finansowania.

Roczne zamknięcie ksiąg i sprawozdanie finansowe fundacji

Fundacja prowadząca księgi rachunkowe sporządza roczne sprawozdanie finansowe obejmujące dane wynikające z prawidłowo zamkniętych ksiąg. Przy roku obrotowym pokrywającym się z kalendarzowym sprawozdanie sporządza się zasadniczo w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, a zatwierdza w ciągu 6 miesięcy. Roczne zamknięcie wymaga wcześniej m.in. uzgodnienia sald oraz prawidłowego rozliczenia kosztów i przychodów przypadających na dany okres. Fundacja powinna również sprawdzić rozrachunki i majątek wykazany w księgach, aby dane w sprawozdaniu odpowiadały rzeczywistemu stanowi organizacji. Sposób przekazania zatwierdzonego sprawozdania zależy od statusu fundacji oraz tego, czy jest wpisana również do rejestru przedsiębiorców KRS.

Prowadzisz fundację i chcesz uporządkować jej księgowość albo przekazać obsługę rachunkową na zewnątrz? Skontaktuj się z nami w FKK Consulting. Prowadzimy księgi rachunkowe, rozliczenia podatkowe i dokumentację finansową oraz przygotowujemy roczne sprawozdania na podstawie danych wynikających z ksiąg.

Najważniejsze informacje: rachunkowość i rozliczenia fundacji

• Fundacja jest zobowiązana do prowadzenia ewidencji finansowej, a podstawowym modelem pozostają księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości.

• Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów jest dostępna wyłącznie dla fundacji spełniających warunki określone w przepisach, a od 2026 roku limit przychodów związany z jej wyborem wynosi 1 000 000 zł.

• Ewidencja księgowa powinna umożliwiać oddzielne rozpoznanie źródeł finansowania oraz kosztów przypadających na poszczególne obszary działalności fundacji.

• Dotacje celowe wymagają takiego prowadzenia zapisów, aby możliwe było powiązanie otrzymanych środków z kosztami poniesionymi na realizację finansowanego zadania.

• Fundacja prowadząca działalność gospodarczą powinna wyodrębnić ją w rachunkowości od działalności statutowej i nie może korzystać z UEPiK.

• Fundacja prowadząca pełne księgi kończy rok sporządzeniem sprawozdania finansowego wynikającego z danych ujętych w księgach rachunkowych.

FAQ

Czy fundacja bez przychodów musi prowadzić księgowość?

Tak. Sam brak wpływów lub wydatków nie powoduje automatycznego zniesienia obowiązków rachunkowych fundacji. Forma ewidencji zależy od sytuacji organizacji i spełnienia warunków określonych dla danego sposobu prowadzenia księgowości.

Czy fundacja płaci podatek CIT?

Fundacja jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, ale część jej dochodów może korzystać ze zwolnień podatkowych po spełnieniu warunków określonych w ustawie o CIT. Nie należy więc utożsamiać statusu fundacji z automatycznym zwolnieniem wszystkich osiąganych dochodów z podatku.

Czy każdą darowiznę trzeba ująć w księgowości fundacji?

Tak, otrzymana darowizna jest zdarzeniem wymagającym ujęcia w prowadzonej ewidencji. Sposób zapisu zależy m.in. od formy darowizny oraz ewentualnego wskazania celu, na który przekazano środki.

Czy fundacja może zatrudniać pracowników?

Tak, fundacja może być pracodawcą i zatrudniać osoby na podstawie umów przewidzianych prawem. Powstają wtedy dodatkowe obowiązki dotyczące wynagrodzeń, podatku dochodowego i rozliczeń z ZUS, które trzeba uwzględnić w obsłudze księgowej.

Czy księgowość fundacji można zlecić biuru rachunkowemu?

Tak, prowadzenie ksiąg oraz bieżącą obsługę rachunkową można powierzyć zewnętrznemu biuru. W FKK Consulting prowadzimy księgi rachunkowe, przygotowujemy sprawozdania finansowe oraz wykonujemy rozliczenia podatkowe w ramach usług księgowych.